No solo pagas el sueldo: esto cuesta tener un empleado en México
Si tienes un negocio y piensas contratar personal, toma en cuenta el sueldo, las prestaciones de ley, las cuotas patronales y otros gastos que pueden aumentar tu presupuesto.
Contratar a una persona puede ayudar a que tu negocio crezca, atienda a más clientes y funcione mejor. Pero antes de publicar una vacante, conviene hacer cuentas: el sueldo que acuerdas con tu trabajador no siempre representa el costo total para tu empresa.
En México, cuando existe una relación laboral subordinada, el patrón debe considerar obligaciones laborales y de seguridad social. A esto se suman gastos operativos que dependen del puesto, el giro del negocio y la forma de trabajar.
La clave es presupuestar el costo completo desde el principio, en lugar de descubrir meses después que la nómina consume más dinero del esperado.
1. El sueldo no es el costo total
Supongamos que vas a contratar a una persona con un sueldo bruto de $12,000 pesos mensuales. Ese monto es la base para comenzar a calcular, pero no significa que ese sea todo el dinero que tendrás que destinar a su contratación.
Además del sueldo, debes contemplar las obligaciones que correspondan por ley. Algunas se pagan de forma periódica y otras conviene apartarlas mes con mes para que no te agarren desprevenido.
Sueldo bruto
Es la remuneración antes de las retenciones que correspondan a la persona trabajadora, como ISR y cuota obrera del IMSS cuando aplican.
Cuotas patronales
Son las aportaciones que corresponden al patrón por seguridad social. Su monto depende de factores como el salario base de cotización y la prima de riesgo de trabajo.
Prestaciones de ley
Considera aguinaldo, vacaciones pagadas y prima vacacional, además de las prestaciones adicionales que ofrezca tu empresa.
Herramientas y operación
Computadora, uniforme, celular, licencias de software, capacitación, equipo de seguridad o transporte, según las necesidades del puesto.
2. Prestaciones que debes considerar
Aguinaldo
La Ley Federal del Trabajo establece un aguinaldo mínimo equivalente a 15 días de salario por un año completo de servicios. Debe pagarse antes del 20 de diciembre y, si la persona no trabajó el año completo, corresponde la parte proporcional. Consulta la guía de PROFEDET.
Vacaciones y prima vacacional
Al cumplir el primer año de servicios, la persona trabajadora tiene derecho a un mínimo de 12 días laborables de vacaciones. La ley también establece una prima vacacional de al menos 25% sobre los salarios correspondientes al periodo vacacional. Los días aumentan conforme a la antigüedad. Revisa la información oficial.
IMSS, retiro e Infonavit
Cuando corresponde registrar a la persona trabajadora, el patrón debe calcular y cubrir las cuotas y aportaciones aplicables. Entre ellas están las cuotas patronales del IMSS, las aportaciones al retiro y la aportación patronal al Infonavit, que generalmente equivale al 5% del salario base de aportación conforme a las reglas aplicables.
Estos importes no son iguales para todos los empleados. Para estimarlos correctamente se deben revisar el salario base de cotización, los conceptos integrables, la prima de riesgo y las disposiciones vigentes.
3. Ejemplo: un sueldo de $12,000 al mes
Para entender cómo presupuestar, veamos una provisión sencilla de algunas prestaciones para una persona con sueldo fijo de $12,000 mensuales, equivalente a $400 diarios si usamos 30 días para el ejemplo.
En este ejemplo, además de los $12,000 de sueldo mensual, convendría apartar aproximadamente $600 al mes para cubrir el aguinaldo y la prima vacacional mínima del primer año, suponiendo que el salario diario se mantiene en $400.
Importante: esta cantidad no representa el costo patronal total. No incluye cuotas del IMSS, aportaciones al Infonavit y retiro, posibles impuestos sobre nómina, herramientas ni otros gastos. Tampoco suma nuevamente el salario pagado durante las vacaciones, porque este ya forma parte de la remuneración ordinaria.
Porque el costo completo depende de datos que cambian de una empresa a otra. Para obtener un cálculo útil hay que conocer el salario, el tipo de puesto, la actividad, la prima de riesgo y las prestaciones aplicables.
4. Otros gastos que a veces se pasan por alto
- Impuesto estatal sobre nóminas: revisa la tasa y las reglas del estado donde opera tu negocio.
- Equipo y herramientas: computadora, uniforme, teléfono, software y material de trabajo.
- Capacitación: inducción, cursos y tiempo de acompañamiento.
- Seguridad y salud: medidas y equipo que correspondan a la actividad del puesto.
- Prestaciones superiores: vales, bonos, seguro de gastos médicos u otros beneficios que ofrezcas.
- Administración de nómina: sistemas, asesoría contable y tiempo dedicado a cumplir con obligaciones.
5. Cómo calcular el costo real antes de contratar
- Define el sueldo bruto y las condiciones del puesto.
- Determina el salario base de cotización conforme a las reglas del IMSS.
- Calcula las cuotas patronales y aportaciones de seguridad social que correspondan.
- Presupuesta aguinaldo, vacaciones y prima vacacional.
- Revisa el impuesto sobre nóminas estatal y las demás obligaciones aplicables.
- Suma herramientas, capacitación y cualquier prestación adicional.
- Actualiza el presupuesto cuando cambie el salario, la antigüedad o la legislación.
Preguntas frecuentes
¿El trabajador paga las cuotas del IMSS?
La seguridad social contempla cuotas obreras y patronales. Al patrón le corresponde determinar, retener cuando proceda y enterar los importes de acuerdo con las reglas vigentes. La parte patronal no debe confundirse con las retenciones al trabajador.
¿Tengo que dar prestaciones si mi negocio es pequeño?
El tamaño del negocio no elimina por sí solo las obligaciones laborales. Si existe una relación laboral, debes revisar las prestaciones y obligaciones que corresponden al caso.
¿Puedo contratar por honorarios para evitar estos costos?
La modalidad debe corresponder a la realidad del servicio. Llamar a alguien “prestador de servicios” no elimina una relación laboral si en los hechos existe trabajo personal subordinado.
¿Cómo puedo saber cuánto me costará mi próximo empleado?
Necesitas calcular el sueldo, las prestaciones y las contribuciones correspondientes con la información específica del puesto y de tu empresa. Un cálculo personalizado es más útil que aplicar un porcentaje genérico.
Fuentes oficiales para consultar
Antes de elaborar tu presupuesto de nómina, revisa la normativa y los recursos oficiales:
- IMSS — cuotas y obligaciones de seguridad social.
- Infonavit — aportaciones patronales.
- PROFEDET — aguinaldo y derechos laborales.
- PROFEDET — vacaciones y prima vacacional.
¿Vas a contratar personal para tu negocio?
Planea tu nómina con información clara. Podemos orientarte para identificar los costos y obligaciones que necesitas revisar antes de contratar.
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